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    建账和会计循环工作

    2019-05-21 16:23 来源:会计通

      “如果说前边我教你们的会计常识是学写生字的话,那么现在我开始教你们造句,等讲到所有会计处理的时候,就是作文了。只有写出文章才有可能挣到稿费,文章越精彩,稿酬就越高,同样道理,会计的水平越高,薪酬也就越高。”

      “那就是说,我现在才是小学二年级的水平呗?”我有点不服。

      “那我都大学毕业了,也没达到三年级的水平啊!”

      “那是因为你笨。”我抢白他。

      “不对,”老妈接过话说,“学会计的都要经过这个阶段,周游是没接触到实际工作,一旦操作起来,他一定比你进步快。”

      “好了,开始上课。”老妈一本正经地说。

      “从今天开始,我们进入实战状态,假设一家公司成立,你俩就是这儿的会计了。你们将从何处入手,接着又怎样干呢?”

      建立账簿的单位

      妈妈说:按照《会计法》规定,各单位必须依法设置会计账簿,并保证其真实、完整。无论是国有单位,还是民营企业或者民间组织,甚至是具备建账条件的个体工商户,都需要建账。

      说到建账,好像挺复杂的,其实一点都不难。记住关键的一条就够了,根据核算的对象从两方面反映,一是总括反映;二是明细反映。

      你进一家企业,要建账不外乎有两种情况:

      (1)新成立的企业。要求一切从头开始,这对于老会计来说,是最高兴的事,因为没有陈年老账,没有罗嗦事,不用很操心。但是对于缺乏经验的会计来讲,就显得盲目,有点不知所措。

      (2)老企业。这里还分两种情况,一是人家以前就有了比较正规的账目,遇到这样的企业是你的幸运,不但能学到好多东西,而且还不用操心,接过来继续做就可以了。另一种是原本账目不清,所以想换一个会计,这时你来了,刚接触的时候可能感觉不到什么,结果随着业务的进展,你会发现越来越乱,越来越没头绪,那时就会感受到什么叫焦头烂额了,这最考验你的功夫了。

      “阿姨是不是都遇到过?”

      “是啊,这些都是我的切身体会,我是有感而发。在这儿我再强调一点:你受聘一家企业后,首先要尽快熟悉企业的经营状况,熟悉业务,包括了解产品或商品、了解客户,这样对处理账务有帮助,然后再了解会计账目,弄清前期业务的来龙去脉,这样接手后,会很快进入角色。如果你在年内某一天要接管账簿,一定要移交人把账理顺了你才接,办理交接手续,在账簿最后一笔余额后由移交人盖章。”

      “建新账要先买账本,使用会计软件要进行初始化操作。我那天不是要你们买账本吗?”

      启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名,并加盖名章和单位公章。根据湖北省财政厅等九厅局文件规定,各单位每年年初要将建立的总账、银行存款日记账、现金日记账送到当地财政会计管理部门办理建账监管事宜。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。

      建立账簿的种类和格式

      现在我就说说账簿的种类和格式:

      账簿按用途分为日记账、分类账和备查账三种。日记账是按照经济业务发生或完成时间和先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿,在我国,大多数单位只设现金日记账和银行存款日记账。分类账是对全部经济业务按照会计要素的具体分类设置的账簿,分为总分类账和明细分类账,总分类账简称总账,是按一级会计科目设置的账簿,明细分类账简称明细账,是按二级科目或三级甚至四级科目设置的账簿。备查账簿是对某些在日记账和分类账中不予登记或者登记情况不够详细作补充登记使用的账簿。

      账本的格式一般有三栏式、数量金额式和多栏式,每一种都有不同的用处。现金日记账和银行存款日记账是必须设置的,还有就是我刚才说的那五大类科目都有建账的必要。我们不是每一个科目都使用一本账簿,昨天你们不是看到我记的那些账了吗,一共就六本,我看你买的这些。

      日记账——现金日记账、银行存款日记账,都交给出纳单独记账;

      多栏式费用账——用于销售费用、管理费用、财务费用等科目记账;

      存货明细账——用于库存商品、原材料等科目记账,除了记金额外,还要记数量;

      三栏式明细账——可以立两本平时发生额少的账户集中到一起,记在一本账上,比如实收资本、资本公积、本年利润等等。那些往来科目,比如应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款,可以记在一本账里。如果往来账多的,再视情况分出来一本一本地记。

      固定资产和低值易耗品,还需要建立详细的卡片账。

      总账也是三栏式。按一级会计科目建在一本账上。建总账的时候,最好按资产、负债、所有者权益、成本、损益的类别来分页。例如:第1页到第4页登记现金,第5页到第10页登记银行存款,以此类推。我说多了,你们也记不住,以后随着业务的发生,就知道该立什么账了,没有的可以后补。

      在年初建新账,要将上年余额抄录在新账某科目第一行,摘要栏要写上“上年结转”,再写上余额的借贷方向和金额。

      “太简单了,这就叫建账啊,我以为多难呢!”我不以为然。

      会计循环

      妈妈说:“账建好后,会计开始按步就班地做会计循环工作,下面我一项一项地讲。”

      “会计循环?”我好像听老妈说过。“会计循环,也就是会计的业务流程,是指从分析经济业务起到编制会计报表为止的全过程。通俗点说就是会计工作的流程,也就是会计每个月循环做的事。”

      “我看书上都是从货币资产开始讲的。”我不解。

      “对于你这样的初学者,开始就那么讲你肯定发蒙,这就是你听不懂的原因。了解了会计循环,就像找到了会计的路线,处理业务,就是怎么走的问题了,业务水平高,就会感到一马平川,否则就会困难重重。”

      “对呀,会计表面看似简单,但实际做起来,就能看出处理业务的水平了?疾旎峒频淖詈冒旆ň褪鞘导什僮,水平高低一眼就看出来了。”

      看来老妈对会计是有法眼的。我妈继续说:“昨天我不是讲了原始凭证吗!这些都是,前边那三张是外来的原始凭证,就是企业在外边买东西,人家给开的发票等;后边这两张是自己根据发生业务事项自制的原始凭证,一看就知道是我们自己制作并填写的。”

      接着她又拿出一本记账凭证,“这是我已经装订好的记账凭证,根据那些原始凭证,填制这些记账凭证。”

      “做完了一张张的凭证就要汇总了,就是把平时做的记账凭证统计到一起。”说着妈妈翻开了那本凭证的第一页,我看到的是一张记账凭证汇总表。

      最后我妈拿出账本,有五六本。“这些就是会计账簿,都是根据凭证登记的。到了月末根据这些账编制会计报表,一个月的业务就结束了。接下来就是报税、纳税。”

      一个月的业务让我妈五分钟就讲完了。

      我看着我妈按着讲的顺序摆了一桌子的东西:“说详细点呗,我没听清楚。”

      “这些工作具体怎么做,在以后的课程里我会详细地讲解,今天让你们来的目的是看实账,有个实际印象,有个现场感,以后再做练习的时候就会感到很具体,不至于心里发闷。”

      “阿姨,我现在心里敞亮多了。”

      “那是,我妈是谁呀,名师出高徒嘛!”

      “再忽悠我都找不着北了。阳阳不是不明白借和贷吗?好好看看凭证,体会一下,有不懂的问我。明天回家我们细讲。”

      我翻看了一下记账凭证,上面有借有贷,再看账簿,也有借有贷,看来这借贷还是会计的重要“成员”呢!

      我们又仔细把会计流程熟悉了一遍,翻看了几本凭证和账本,看了上面都写了些什么,还看了装有以前凭证和账本的档案柜。

      还没有学到会计科目,所以也问不出来啥,这样过了半个多小时,老妈说:“今天就这样吧。你俩去文化用品商店,买一些会计用品,就是刚才你们看到的这些,以后我讲课的时候用,咱们来个实战演习。”

      他赶紧拿出笔和纸,在上面写着什么,写完了递给我妈:“阿姨,您看买这些东西够不够?”

      我凑过去,上面写着记账凭证、记账凭证汇总表、现金日记账、银行日记账、明细账、总账、费用账。

      “字挺漂亮;褂,我给你写上啊,牛皮纸的凭证皮(记账凭证封面)、差旅费报销单、单据粘贴纸、收据、凭证装订线。就这些,然后就回家吧!”

      今天的收获颇丰,让我感受到了会计的工作氛围,想像着将来,我坐在办公桌前的样子……

      我们看了实账,妈妈又开讲了。“你们知道了会计循环的概念,我再讲会计循环的具体操作步骤,这里我按手工操作讲,其实使用电脑操作也是模拟手工来的,只是步骤设计到程序上了,按规定程序一点鼠标就出来了,快的很呢!”

      第一步:分析经济业务

      拿来原始凭证后,可能是外来的票据,也可能是自制的,首先分析出属于哪类的经济业务,也就是涉及哪些会计要素,然后确定会计科目,找准借贷方,就可以做记账凭证了。

      如果一次报销的票据太多,比如飞机、车、船票,购买机票、车票的延伸服务费和手续费,邮电手续费,定额餐饮发票,过路过桥费,停车、洗车费等小型发票,必须使用票据粘贴单。拿到原始凭证,下一步就应该做记账凭证了。

      第二步:明确会计科目

      会计科目就是会计要素具体分类的名称。例如:“固定资产”、“短期借款”等就是一级科目。一级科目分别从属于资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润六大会计要素之列。一级科目核算内容再细分就是二级科目,二级科目核算内容还细分就是三级科目。如“固定资产”分为“生产用”和“管理用”就是二级科目,”生产用”再分为“甲机器”、“乙厂房”等是三级科目;“短期借款”分为“工商银行借款”、“建设银行借款”等是二级科目,如果“短期借款”的期限不一样还可按还款期限设置三级科目。

      第三步:填制记账凭证

      有了原始凭证,按着就要做记账凭证了,就是上周我们看的那些装订好的记账凭证,在这儿我就不多说了,知道程序就行了,以后我会重点领你们在记账凭证上做会计分录,会计分录重点是要明确一项经济业务所涉及到的会计科目和金额。

      第四步:记账凭证汇总

      凭证一张张做完后,看看够两公分厚,就要进行汇总了,先编号,再按凭证上的科目做丁字账,按照凭证的编号,一笔一笔地统计,写完了就试算平衡,看借贷是否相等。平了就可以把数据抄写在记账凭证汇总表上,这个过程可以由会计软件帮助你完成。

      第五步:登记会计账簿

      凭证做完后,就应该登记日记账和明细账了,一般等汇总后再登记总账。

      每天只要根据当日的原始凭证做记账凭证,再根据记账凭证登记各类明细账。只有现金和银行存款日记账要做到日清月结,也就是出纳每天下班前要清点现金数目,并与日记账上的现金余额核对相符,银行存款日记账的余额要和银行拿来的对账单核对。其他的明细账一般是月结不用日清。

      “什么是总账?什么是明细账啊?”我问。

      “明细账是根据明细科目登记的账簿,总账是根据总账科目登记的账簿。总账,顾名思义,就是记总数的,明细账,是记细数的。总账驾驭明细账,明细账是对总账的补充。总账记的是会计的一级科目内容,而明细账除了必须指明一级科目外,还必须记二级以上科目,比如原材料、管理费用等。管理费用是一级科目,它包括许多项目,如:工资、办公费、折旧费等,这些就是它的二级科目。这样我们就可以看出,总账与其所属的明细账,无论是借或贷,方向必须一致,金额必须相等,如果产生差错,一定要查出来。”

      这里顺便说一下“对账”和“结账”。

      谁也保证不了记账万无一失,所以要定期对账,做到账证相符、账账相符、账实相符、账表相符,这样的会计信息才真实、完整。通过对账,还能发现记账凭证的错误,还有业务上的疏漏,以后我们做实账的时候就可能发生,我在这儿就不多说了。

      然后就要结账。结账有两项内容,一个是对平时记录的数据小结,结算出本期发生额合计和余额,然后将余额结转下期或者转入新账。二是结转利润,把各种损益类的账户都结清,就是到了月末,把收入和费用都转到本年利润里,算出本年利润。

      第六步:编制财务报告

      账簿记完经过核对无误后,就要编制财务会计报告了。

      财务报告包括会计报表、会计报表附注;峒票ū硎遣莆癖ǜ娴闹饕槌刹糠,它是反映企业财务状况和经营成果的报告文件,对外报送的会计报表主要有资产负债表、利润表和现金流量表,还有会计报表附注,简称“三表一注”。此外,还有对内报送的报表,根据企业实际编制,一般没有统一格式。我们必须先把填制凭证、登记账簿弄懂,才学怎么编制报表。

      “到此为止,会计循环也到头了。接下来就是下一个月的业务了。”

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